10 نکته که باید در اولین سفر تجاری تان رعایت کنید - مجله بوشهری ها

1- کوچکترین چمدان را انتخاب کنید

در سفرهای کاری نباید وسایل زیادی همراه خود داشته باشید. پس هر چه چمدانتان کوچکتر باشد بهتر است. تنها وسایل ضروری را بردارید و از وسایلی که در طول جلسات کاری به کارتان می آیند، غافل نشوید. لپ تاپ یا تبلت، دفتر و قلم و لباس مناسب جلسات را از قلم نیاندازید.

2- دقت زیادی در خرید بلیط و رزرو هتل خرج دهید

به جز در موارد ضروری و کارهای فوری، بلیط و هتل سفر کاری خود را به دقت تهیه کنید و به نکات زیر حتما توجه داشته باشید:

• اگر اقامت چند ساعته در مقصد دارید، از اقامت های ساعتی هتل ها استفاده کنید تا به اجبار هزینه یک شب اقامت را نپردازید.
• اگر برایتان امکان دارد در زمان خرید بلیط هواپیما کلاس پروازی تجاری یا بیزینس کلاس را انتخاب کنید. این کلاس پروازی صندلی های راحت تر و خدمات بهتری دارد.
• در زمان رزرو هتل، موقعیت جغرافیایی آن را در نظر بگیرید تا برای رسیدن به محل جلسات دچار دردسر نشوید.

3- مدیریت زمان را از قلم نیاندازید

به تعویق افتادن کارها، یکی از چیزهایی که در سفرهای تجاری بسیار دردسرساز است. شما باید حساب همه چیز از جمله تاخیر پرواز، تاخیر در تحویل چمدان ها، تاخیر ترانسفر فرودگاه و … را بکنید و برای روبه رو شدن با این مسائل آمادگی داشته باشید. در اینجا نکاتی که باعث می شود مسائل ناشی از این اتفاقات کمتر شوند را به شما ارائه می کنیم:

• اگر زمان سفرتان کوتاه است، لباس رسمی جلسات خود را بپوشید و کیف رسمی و وسایل ضروری را داخل کابین هواپیما ببرید. با این کار اگر تاخیری در تحویل چمدان ها پیش آمد و یا با گم شدن چمدانتان روبرو شدید، دیگر از بابت لباس نگرانی نخواهید داشت.
• تاکسی یا ترانسفر از فرودگاه یا ایستگاه راه آهن و … را از قبل رزرو کنید تا در ساعت مقرر به هتل یا محل اقامتتان برسید.
• در تعیین زمان جلسات دقت کنید و موقعیت جغرافیایی محل برگزاری جلسات را در نظر بگیرید. زمان را با ترافیک متداول آن محل تنظیم کنید تا زمان خود را در ترافیک سپری نکنید.

4- به اندازه کافی بخوابید

سعی کنید در روز قبل از سفرتان به اندازه کافی بخوابید. اگر لازم است با مشورت پزشک از داروهای خواب آور یا آرامبخش ها استفاده کنید. با استراحت کافی، تمرکز بیشتری خواهید داشت و بهتر می توانید جلسات کاری را پیش ببرید. فکر و جسم خود را خسته نکنید تا به اهداف خود از سفر کاری برسید.

5- ارتباط خوبی با خدمات دهندگان سفر برقرار کنید

در سفرهای کاری نیاز به ارتباطات قوی برای سهولت کارهایتان دارید. سعی کنید با آژانس های هواپیمایی، ارائه دهندگان خدمات ترانسفر، هتل ها، موسسه های کرایه اتومبیل و … ارتباط خوبی داشته باشید تا خدمات را با کیفیت بهتر و سرعت بیشتری دریافت کنید. در اولین سفر کاریتان از برقراری این ارتباط غافل نشوید.

6- هزینه ها را یادداشت کنید

یکی از مهم ترین بخش ها در سفرهای کاری این است که شما باید گزارش هزینه های خود را در طول سفر تهیه کنید. بنابراین هزینه های رفت و آمد، هزینه غذا و هر گونه هزینه احتمالی دیگر را در دفترتان یادداشت و یا در موبایلتان ذخیره کنید. عدم توجه به این نکته، شما را به دردسر می اندازد. واحد مالی شرکت یا سازمان شما به این گزارشات نیاز دارد و در صورت سهل انگاری شما، مسائل زیادی به وجود خواهد آمد.

7- داروهای ضروری را به همراه ببرید

بردن داروهای ضروری در هر سفری مهم است اما در سفرهای کاری این موضوع اهمیت بیشتری پیدا می کند. این سفرها قرار است برای شما سود مالی داشته باشند و یک اشتباه از جانب شما می تواند همه چیز را به هم بریزد. یک سردرد یا حالت تهوع بی موقع، همان چیزی است که باید به آن توجه داشته باشید. بنابراین مسکن، خواب آور و آرامبخش به همراه داشته باشید.

8- حرکات کششی را از قلم نیاندازید

پرواز و پیمودن جهت، بدن شما را خسته می کند و ممکن است اختلالاتی را در تمرکز و خواب شما هم به وجود آورد. چند حرکت کششی مفید را بیاموزید و حتما در طول پرواز، در زمان استراحت و پیش از رفتن به جلسات آن ها را انجام دهید.

9- قوانین محلی را بشناسید

وقتی به شهر و کشور دیگری برای جلسات کاری می روید، حتما پیش از سفر در مورد قوانین و آداب خاص مقصد پرس و جو کنید. ممکن است برخی کلمات و حرکات در فرهنگ مقصد معنای نامناسبی داشته باشند و ارتباطات کاری شما را خدشه دار کنند.

10- زمانی را هم به تفریح اختصاص دهید

درست است که شما برای شرکت در جلسات کاری، به سفر می روید اما بهتر است زمانی را هر چند کوتاه، به تفریح و گردش در مقصد اختصاص دهید. در این زمان می توانید نوشیدنی یا غذای ویژه مقصد را در کافه یا رستوران نوش جان کنید یا به بازدید از یک جاذبه مهم بروید.

شما چه تجربه ای از سفرهای کاری دارید؟ آیا نکته ای وجود دارد که بخواهید آن را بیان کنید؟ منتظر نظرات شما هستیم.

بهاره فلاح